交渉メールの返信率を上げるテクニック【欧米輸入】

 

 

交渉メールで一番大事なのは
相手も人ですから思いやりを持ってやりとりをすることです。

そのため、テクニックに偏りすぎると
あまり良くなかったりもするのですが、
最低限のテクニックが必要なのも事実。

 

ということで、今回はメールの返信率を上げる
テクニックについて解説したいと思います。
ぜひ、役立ててください＾＾

 

 

 

シンプルイズベスト

 

 

おさらいになりますが、
メールはなるべくシンプルに作りましょう。

あれもこれもと詰め込みすぎると
読みづらいメールが出来上がります。

 

対日本人だったらそれでも良いのですが、
海外の方（特に欧米）はそういうメールを読んでくれないことが多いです。

 

ぱっと見で用件がわかること、
行間なども意識してごちゃごちゃに見えないこと
などを意識したメールを送りましょう。

 

実際にシンプルなメールと長文過ぎるメールで
返信率を比較したことがありますが、
圧倒的に（２倍以上の差で）シンプルなメールの方が
返信率が良かったという実験結果もあります。

 

大事に大事にと考え過ぎるとどうしてもメールが長くなりますが
そこはぐっと我慢して省くところは省いてメールを作ってください＾＾

 

 

 

平日に送る

 

 

メールを送るタイミングですが、
やはり休日に送るよりは平日に送った方が返信率が高いです。

 

イメージしていただきたいのですが
あなたが会社員で、毎朝メールをチェックするとします。
月曜日に出社した際には金曜日の夜から月曜の朝までのメールが
大量に溜まっていますよね。
その中に営業のメールがあってもなかなか目に留まらないと思います。

逆に平日に届いたメールならば
業務時間中ならすぐに確認することができますし、
翌朝に回っても一日分しかメールが溜まっていないので
比較的目に留まりやすいですよね。

 

返信率に影響があって当然だと思います。

 

僕が一番メールを送るのにオススメだと思うのは
『月曜日の夜』です。

 

月曜日の朝にメールを確認してもらうのは
よくないので、一日ずらしたいのと、
仮にそのメールに返信が来た場合、
週初めならばその週のうちにやりとりが
あと数回できるからです。

木曜日とかに送ってしまうと、
２度目のやりとりが週またぎになる可能性が高いですからね。

 

ただ、みんな似たような考えでメールを送るので
あえてちょっとずらすのもありだと思います。

 

アメリカにメールを送る場合は、
日本との時差が14~17時間ありますので
火曜の朝にメールを届けると考えると
日本時間で火曜日のお昼ぐらいにメールを送っておけば
良いことになりますね。

 

ヨーロッパへのメールですと、
また時差が違いますからご注意ください。

 

 

 

一度で諦めない

 

 

テクニックとは違うかもしれませんが、
一度メールを送って返信がこなかった交渉先を
その後NGにするのは勿体無いのでやめましょう。

 

返信がこなかったどころか、
はっきりと断られたとしても大丈夫です。

 

そのあとも時間をおいて何度もメールをして良いです。

 

良く、営業は恋愛と同じだ。なんて言われますが
その通りだと思います。

同じ異性に何回も告白してやっとOKをもらえた。
という話は良く聞きますよね。
（やり過ぎると事件性を帯びますが）

 

交渉も全く同じで、
相手の状況は刻一刻と変わりますし
担当者も一人ではないことが多いでしょう。

 

そのため、一度断られた交渉先でも、
何度も交渉しているうちに成約したなんて話は
本当に良くあるんですよね。

 

売れる営業とは『諦めが悪い人』です。

 

一度の断りや無視ぐらいで引いてしまっていたら
取れる成約も取り逃がします。
割り切って何度もチャレンジすると良いでしょう。

 

 

 

肩書きを書く

 

 

メールの最後に自分の名前を記載すると思いますが、
そこにはなるべく『っぽい』肩書きをつけましょう。

 

代表的なものとしては

『セールスマネージャー』
『企画部長』
『CEO』
『海外交渉担当』

などですかね。

 

CEOに関しては法人化していない場合、
完全なる嘘になりますからどうかと思いますが
他の肩書きは使っても嘘ではないですよね。

自分がやっているビジネスですから、
肩書きは自分で決めて良いわけで。

 

このように肩書きを記載することによって
『複数名で運営をしている』
ことを暗に伝えることができます。

 

やはり、先方としては個人に商品を卸すよりも
なるべく大きな企業に商品を販売したいですよね。
「うちは社員が何人にて〜」
は完全なる嘘になりますが、
肩書きを書く分には全く問題ないと思います。
（そういう意味ではCEOが交渉してくるって
ちょっと変ですよね笑）

 

また、このように肩書きを提示して交渉する場合
『決裁権を自分が持っている』ということを
ちゃんと伝えた方が良いです。

 

本当に大きな組織の場合は交渉の担当は交渉専門で
決裁権は上司にあるケースがほとんどです。
それはそれで面倒に感じてしまうこともありますので
海外買い付けに関しては一任されている。
という背景で交渉するのがわかりやすいですね。

 

 

 

画像を添付する（顔写真・名刺）

 

 

意外と効果があるのが画像作戦です。

 

海外の外注さんなどを募集すると、
応募と同時に顔写真を送ってくれることが結構あります。
日本人にはない感覚ですよね。
（旅行中と思われる写真がなぜか多い）

 

ファーストコンタクトのメールに画像添付をして
笑顔の写真とともに送ると返信率が高かったりします。
確かに、相手の顔が見えるとぐっと親近感が湧きますから
無視などはしづらくなりますよね。

 

また、顔写真だけでなく、名刺の画像などを送っても効果があります。
先ほどの『肩書き』が実際に印字されてある名刺を送れば
説得力が数倍になります。

交渉メールのためだけに英字の名刺を用意して良いぐらいです。
（今は名刺作るの本当に安いですからね。
１枚あれば使い回せるのでほぼ無料で作れます）

 

昔、僕が画像添付をしていたときは、
近所のおしゃれな雑貨屋さんであたかも店長のような態度で
撮った写真を使っていました。

そこについては何も触れないのですが、
なんとなく『これはこいつのお店かな？』
と思ってくれそうじゃないですか笑

今思うと小賢しいですね。笑

 

でも、そういう工夫はすごく大事だと思います。

 

 

 

あえて日本語のメッセージを入れる

 

 

意外と『日本人』ということを隠して
交渉をしようとする人がいます。

 

『日本人』であることがバレると
成約率が悪くなるのでは？と考えているわけですね。

 

もしかしたらそのようなことはあるかもしれません。
でも、最終的には日本人であることはバレますし、
それを隠してもほとんど意味がないです。

 

どちらかというと、日本人なのはしょうがないので
むしろそれを全面に押し出した方が良いです。

メールの中に

『ARIGATOU!!』

と入れてみたりするだけで、印象はだいぶ違います。

 

文面もそうなのですが、交渉の姿勢としても
『日本でこの商品を広めたい』のような形の方が
熱意が伝わりやすいです。

 

これまた僕自身の話になりますが、
過去にはメールの文頭に

『I am Ninja』

と入れてメールを送ってみたことがあります笑

 

意外にも

『Oh! Ninja?』

などと返信が来たりしましたが、
成約には一切繋がりませんでした。

 

せっかく日本人なので、
それを隠すのではなくて、最大限に活かす方向性で
考えた方が上手くいくと思います＾＾

 

 

 

相手のテンポに合わせてメールを送る

 

 

これは対面営業でも同じなのですが、
相手の話すテンポを見極めて、
こちらもそのテンポに合わせると成約率が上がります。

 

ゆっくり話す人に早口でまくし立てても良い営業はできません。
（このパターンは成約しても後でキャンセルになります）
早口の人にゆっくり話すとイライラされます。
テンポだけではないのですが、
相手の特性にこちらが寄り添って交渉をすると
なんでも上手くいきやすいんですよね。

 

メールでも一緒です。

 

長文を送ってくる交渉先には長文で返信した方が良いし、
そっけない交渉先にはこちらもシンプルで挑むべきです。
あまりにも相手と温度差があると、
その温度差だけで交渉が決裂しますので
この辺りも意識して良いと思います＾＾

 

 

-欧米輸入交渉マニュアル