効率アップ

作業効率化の色々 2018年版

2018/03/24


hand drawing a diagram

 

このブログを読んでいる方の半数以上、いや8割以上は
『現役のプレイヤー』としてビジネスに取り組んでいるものと思います。

 

僕自身もその一人なのですが
毎年毎年『どうやったら作業に集中して効率よく仕事ができるのか?』
を考え続け、検証しています。

 

ということで、今回の記事では2018年版として
最近これいいな!って思う作業効率アップの方法について
いくつか紹介しようと思います。

ぜひ参考にしてください^^

 

 

 

マルチタスクで仕事をしない

 

 

多くの方は(というか全ての方は)何かしらのビジネスをする際に
『複数のタスク』を抱えていると思います。

 

単純転売のみであっても、リサーチだけすれば良いわけでなく、
価格改定や商品管理、納品やセラーとのやりとり、顧客対応。
色々な作業が存在しますよね。

さらに、転売以外のビジネスに取り組んでいる方の場合
『転売』+『交渉』+『新規カタログ作成』
などのようにビジネスが並行して走っていて
前述の通り、それぞれのビジネスの中でもタスクが並行して走っていると。

 

タスク管理自体のコツに関してはここでは書きませんが
少なくとも作業効率化のためには

『マルチタスクで仕事をしない』

必要があります。

 

転売のリサーチをしていたけど、
交渉のメールが返って来たから対応する。
このような仕事の仕方は良くないです。

 

以前にもどこかで書きましたが、
人間の脳みそは、何かの作業をする際に必ず
『助走』をします。

 

リサーチをするならば

「あ、これからリサーチをするのね。ちょい待ち。」

と準備してから、脳のリサーチに必要な部位を
稼働させる準備をします。

 

一旦稼働し始めたら後は惰性で動いてくれるのですが、
途中で違うタスクが(この場合は交渉メールへの返信)入ってくると

「あ、今度はメール返信するのね。ちょい待ち。」

と違う部位を稼働させようとし、
メール返信が終わってリサーチに戻ると

「え?またリサーチ??ちょい待ち」

といちいち稼働する部位を切り替えなくてはなりません。

 

図にするとこういうことです。

 

名称未設定

 

これだけでも効率が悪いことがわかると思いますが、
さらに言えば、脳の切り替えは体力を消耗する作業です。
コロコロと切り替えをしているとそれだけでも疲れます。

 

稀に、マルチタスクで仕事をしても
脳が助走せずに動き、負担もほとんどない
SSDみたいな人もいるのですが
基本はそんなの無理です。

 

僕含め、一般人はなるべくシングルタスクで仕事をし、
その仕事が終わってから次のタスクに取り組むようにしましょう。
それを意識するだけでだいぶ作業能率が上がります。

 

 

 

外界と隔離して作業をする

 

 

先ほどの『マルチタスク』の話と若干被りますが、
作業に集中する際は外界と隔離された環境ですることをオススメします。

 

まず、物理的な話ですね。

渋谷のスクランブル交差点のど真ん中で作業することが
(おそらく)しんどいと感じるように、
どれだけ集中できる場所に自分を置くか、
は非常に重要です。

中にはガヤガヤしている方が集中できる方もいますが
基本的には静かで誰にも干渉されない場所が
作業しやすいと思います。

 

まぁ、場所的な話はみんな理解しているだろうし、
普通に工夫していると思うのでそれは良いとして。

 

 

問題は『精神的』な外界との繋がりです。

 

代表的なのはメールやチャットですね。
それがプライベートのものかビジネス用かは関係なく、
作業中にいちいちそれらのツールにアクセスするのは
効率を悪くする一番の要素かもしれません。

 

結構多いと思うんですよね。

メールが届いた瞬間に見ちゃう方とか、
チャットが来るたびに確認しちゃう方とか。

 

先ほども解説しましたが、そのように作業を中断することで
また余計な助走に労力が割かれます。
仮に5分に1度そのようなチェックをしているとしたら
1日で1時間以上の損失を被っていると思った方が良いです。

 

なので、極力外界からの連絡には頻繁に対応しないようにしましょう。
(もちろん、電話とかは取らないとですが。
それでも世の中には折り返しを作ってくれる業者などもあります。
そういうところを使うのもありだと思うなぁ)

 

ただ、それが結構難しいんですよね。
メールが来た通知音がなると自然と反応してしまうじゃないですか。
これは人間の性ですね。

ですから、自制心でそれをコントロールするのは難しいです。
自制心でクリアできないことは環境によってクリアする必要があります。

 

例えば、メールやチャットの通知音をミュートにするとか。
スマホであれば通知アイコンをオフにするとか、
できる工夫はいくらでもあります。

 

僕の場合は、仕事上チャットが引くほど届きますし、
早く返信したいってのがあるので見る頻度は多いですが、
それでもこうやってブログ記事を書いているときなどは
書き終わるまでは絶対にチェックしません。

チェックしたら、この作業に戻って来たときに
書いていた熱とか、頭の中のイメージが一旦リセットされちゃうので
それを呼び戻すのに余計な時間がかかります。

 

そのような特殊な状況でない方に関しては、
メールやチャットの確認は最短でも1時間に1回、
理想は2時間に1回程度が良いと思います。
(作業単位ごとに決めても良いです)

 

少なくとも、集中して何かの作業をしているときに
外界とつながる媒体にアクセスするのはやめましょう。
せっかくの集中がものの見事に消え去ります。

 

 

 

緊急度が『低い』ものから手をつける

 

 

最近、すごく意識しているところです。

一日単位で仕事を考えたときに
いくつかこなすべきタスクがあると思います。

 

作業A  絶対やらないといけない
作業B  やらないと明日困るかも
作業C  やらなくても良いけど、できればやりたい

 

という感じで。

 

 

この場合『作業C』から手をつけることをオススメします。

 

 

わかりやすい例えだと、納品ですね。

皆さんも経験があると思いますが、
納品って、商品が届くと忙しくてもすんなりやりますよね?
商品が届いているけどしばらく家に置きっぱ。
って人って少ないはずです。

本当は仕事が片付いたからもう今日は休もう。
って思っていても、そのタイミングで商品が届くと
なんとなく納品だけはやっとく。

これは『作業B』に当たりますね。
最悪やらなくても良いけどやらないと気持ち悪いからやっちゃう的な。

 

ここで言うと、作業Aと作業Bは黙っていても
こなせる作業です。
モチベーションとかそこまで関係ない。

でも、新しいビジネスの勉強とか行動。
リサーチのストックとか準備。
って、必ずしもやらなくても良いし、
やらなくても直ちには困らないので
簡単にサボるんですよね。(これが作業C)

 

ですからあえて、仕事は作業Cから始めるのです。

 

おそらくA→B→Cの順番でやるのが自然に見えると思いますが
この流れだと高確率でCをやらないです。
(僕みたいなズボラマンは特に)

一方C→B→Aの順番で仕事をすると
面白いほど、 Cがこなせるようになります。

 

タスクの順番を考える際は
『後半にやらなければいけないタスクを持ってくる』
ことを意識してみてください。

 

現状で特に困っていない方には大きなお世話ですが
なかなかやるべきことができない方には
効果覿面だと思います( '-' )

 

 

 

ルーティーンになり得る作業を作る

 

 

イチロー選手の打席に入る前の一連の動きとか、
内村航平選手の両手を縦に並べて照準を絞る仕草とか、

一流のスポーツ選手は多くの場合、独特なルーティーンを持っています。

 

説明の必要はないと思いますが、
毎回同じ行動をすることで精神を保ったり、鼓舞しているわけです。

 

僕らの仕事にもそれは当てはまります。
仕事をする前にいつも同じ行動をすることで
だんだんと集中できる体制を整えていく。
そんなルーティーンを作るのもありでしょう。
(ちなみに僕は必ず仕事前にホットコーヒー飲みながら
5分ぐらい目を瞑ってゆっくりします)

 

ただ、忙しい現代社会。
なかなかそんな時間取れないよ。って方も多いはず。
(副業の方は特に)

 

そんなときは、作業自体をルーティーンにすると良いです。

 

例えば、

・Amazonのペイメントを見て合計を計算する
・プライスターの価格がどうなっているかを確認する
・前日の広告効果のチェックをする
・海外のクラウドファンディングサイトで商品チェックをする

なんでも良いです。

 

その日の仕事始めに必ずやることを決めておくわけです。
その際に注意してもらいたいのが
『なるべく単純かつすぐ終わる作業にすること』
ですね。

ルーティーンに時間をかけていたら
もはや何がしたいのかわかりませんから
5分ほどで終わる作業が適当でしょう。

 

毎日同じ作業から仕事に入ることによって、
その作業自体を仕事に没頭する『トリガー』にすることができます。

 

今は違いますが、僕が転売をガリガリやっているときは
絶対にその日の最初の仕事は前日の収支計算でした。
これをやることでだんだんと集中が増して
終わった頃には覚醒状態でリサーチなどに迎えました。

 

何も考えなくてもとりあえず最初の作業に取りかかれる。
ってところも結構重要なので、
仕事始めでダラダラしちゃう方は是非ヒントにしてください^^

 

 

 

タイムアタックをする(特に専業の方)

 

 

専業の方は特になのですが、
時間がたくさんあるがために無意識に
のんびりと作業をしていることが少なくありません。

集中すれば1時間で終わることを
ダラダラと4時間かけてやるなんてこともありますよね?よね?
(心が痛い人が少なくないはず笑)

 

でもこれって、そうしたくてやっているわけではなく
なんとなくやっていたらそうなってしまっているので
『そんな効率悪いことやめなさい!』
って指示してもなおるもんじゃないです。

ですから、これも環境を変えてアプローチをする必要があります。

 

色々と方法はあるのですが、
わかりやすいのはタイムアタックです。

 

作業ごとに

『この作業は30分で終わらす!』

と決めて、タイマーなどで30分測りつつ
作業をするわけです。

 

これ、かなり効果があります。

 

単純に、ゲーム性が発生しますので、
なんとか時間内に終わらせたいってことで集中します。
当然、作業の進行スピードは早くなりますね。

また、規定タイムで作業が終わらないこともあるでしょう。
その際には『なぜ終わらなかったのか?』を考えるようになります。
その積み重ねで、基礎的な作業効率が向上しますので
全体的な仕事の質の底上げになります。

 

ちょっと厳しめのこと書きますけども、
独立した動機の一つに

・会社組織は無駄なことばかりやっている
・スピード感がなくて退屈だ

ってのがある方、多いと思います。

 

なのに、独立したら今度は自分自身で
『スピード感がない無駄なこと』
をしてしまう人が多いです。

結局一緒じゃんっていう。

 

時間があればあるほど、無意識に緩みます。
でも実際はそんな余裕ないだろうし、
作業効率よく仕事した方が他の時間で
有意義なことができます。

 

やっぱりお金よりも時間の価値って
安く見られるんですよね。
少なくともお金と同等の価値はあるわけですから
もっと意識した方が良いです。

 

ということで、ぎくっとした方は
タイムアタック試してみてください。

 

 

 

 

以上です。

最近、そこそこ忙しくさせていただいておりまして、
より『時間』の大切さが身にしみています。

普段から意識しないとどんどんスピードって失われますので
仮に今時間に余裕があってもスピードには拘ってください。

大きな結果を出している方は大体スピード感すごいです。

ダラダラしている暇は(仕事的には)ないです!!




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