ビジネスマインド

【必見】外注化・組織化の方程式

 

 

 

お疲れ様です。としぞーです。

 

今回は珍しく真面目な話をしようと思います。

 

外注化・組織化においての方程式といえる概念です。
きっと何かの役に立つと思いますので、
ぜひ最後までご覧ください^^

 

 

動画でもアップしましたので、そちらもどうぞ。

 


 

 

 

『外注化・組織化が重要である』

 

多くの人が知っていることだと思います。

 

でも、これが意外と難しいんですよね。

 

 

外注化したいけど、今自分がしている仕事のうち、
どんな仕事を任せれば良いのかがわからない。

まかせたい仕事があるんだけど、
それをどう振っていけば良いかわからない。

そもそも外注化・組織化の概念がいまいち理解できていない。

 

そんな方には今回の話がクリーンヒットすると思います。

 

ちなみに、今回ご紹介する方法は
普段僕が頭の中でやっていることを無理やり具現化させたものであり、
オリジナルの概念だと思っています。
類似スキームがあったらすみません。

 

オリジナルということで、名前も付けました。

 

『すじこ・いくら理論』

 

です。

 

 

では、解説していきます。

 

 

まずは基本となるマトリックスを用意します。

 

 

縦軸は『自分でないとできない仕事』『そうでない仕事』の評価軸です。
横軸は『重い、または難し仕事』『軽いまたは簡単な仕事』の評価軸です。

 

このマトリックスに、今自分が抱えている仕事を分類するのが
最初のステップです。

 

 

今回は輸入転売を例に考えてみましょう。

 

こんな感じですかね。

 

 

このマトリックスのそれぞれの領域に対応して
外注化に際する考え方が変わります。

 

 

まずは左下。
『自分でなくてもできる仕事』かつ『軽いまたは簡単な仕事』ですね。

 

この領域の仕事は、いますぐ外注化が可能です。
もう今日には外注化してしまっても良いぐらい。

 

技術が必要ありませんから、
外注サイトで募集をかければやってくれる人がいくらでも見つかりますし
単価もかなり安い傾向があります。

 

注意点としては、あまりに作業が軽すぎると
依頼する労力>削減できる労力
になってしまうこと。

 

その類の作業に関しては、パートさんを雇ったり
固定報酬の外注さんを雇うことで、作業をまとめて振る必要があります。

例に挙げた数字管理などは、マニュアルさえしっかり作っていれば
誰でもできる仕事ですね。
誰がやっても結果に開きが出ませんので
こういうのは自分でやらない方が得策です。

 

この領域の作業に追われて時間がない状態が
ビジネスにおいては一番やばい状態です。

一刻も早く、外に振りましょう。

 

 

 

次に右下。
『自分でなくてもできる仕事』かつ『重い、または難しい仕事』ですね。

 

この領域の仕事は、専門家に依頼することで解決することが多いです。

 

納品作業などはそのわかりやすい例で、
左下の領域と同じテンションで外注さんに依頼をすると痛い目を見ます。

最初から、納品代行に依頼してしまった方が効率的です。

 

輸入ですと、交渉なんかもそうです。
1から外注さんを探して、その人に交渉の方法をレクチャーするよりも
最初から交渉が得意な人に依頼してしまうのが良いですよね。

 

その分、単価は高目にはなりますが、
費用対効果は確実にプラスです。

 

 

 

真ん中より下の領域の作業は、ツールで代用できることも多いです。

ツールで代用できる作業を人にお願いするのは愚策ですので
まず初めに『ツールでどうにかならんか?』を考えて、
そこから漏れた作業を上記のルールに応じて外に振りましょう。

 

 

 

左上の領域に関しても、外注化が可能です。
しかし、ある程度自分の考え方を把握した外注さん、スタッフさんでないと
齟齬が発生してしまう場合もありますので、
すぐに振る仕事というよりは、ある程度育ったスタッフさんに
やってもらう仕事と捉えて良いでしょう。

 

『顧客対応』なんてまさにその類の仕事ですよね。

 

 

 

そして、右上の領域。

ここが事業主、社長がやるべき仕事です。
教科書通りに言えば、本当はここしかやっちゃダメです。
それ以外は全て自分以外の人やものに任せて
自分は右上の領域に最大集中すべきです。

 

 

まとめるとこんな感じ。

 

 

まずはご自身の仕事をこのマトリックスに分類して
各領域でどう対応すべきか?について考えてみてください。

 

 

ここまでが準備運動です。

 

 

 

ここからが非常に重要。
実際にやってみるとわかりますが、
分類したは良いものの

 

『右下にあるのに専門家に依頼できない仕事』
『左下にあるのにすぐに外注できない仕事』
『右上に仕事がありすぎてどうにもならん』

 

などの問題が出てくるはずです。

 

 

この状態になりましたら、
問題が起きている仕事をさらに展開しましょう。

 

 

例えば、右下の納品作業について考えてみると、
この作業が(商品登録+納品作業)で構成されているとしましょう。

 

すると、この概念のまま専門家に依頼しようとしても
なかなかうまくいかないんですよね。

 

そこでこの仕事を『商品登録』と『納品作業』に展開します。

 

するとこんな感じで・・・

 

 

『商品登録』は左下にカテゴライズされ、
『納品作業』は右下にカテゴライズされます。

 

こうなると『商品登録』はマニュアルを作って外注さんに振れば良いし、
『納品作業』は納品代行や就労支援施設などにふれば良い。
とすっきりしますね。

 

 

 

もう一つ例を挙げます。

 

左上にある『顧客対応』
これは本来であれば、スタッフさんが育たないと任せられない仕事でした。
しかしこれも展開してみると景色が変わります。

 

 

例えば典型的な質問などに対するレスポンスである『テンプレ対応』と
レアケースに対応しないといけない『クレーム対応』に展開します。

 

こうすれば『テンプレ対応』はマニュアル化することにより
外注さんに依頼できてしまうことがわかります。

 

本来であれば『顧客対応』として自分がやるはずだった仕事を
一部外注化することができるのですね。

 

 

 

実はこの『展開』は右上の作業に関しても有効です。
今回は右上の領域には『リサーチ』の作業がありました。

試しにそれを『商品のリストアップ』と『リストの精査(仕入判断)』に展開してみましょう。

 

 

こうすることによって、『商品のリストアップ』はすぐに外注できそうです。
(この場合はツールでやるのが正解でしょうけど)

 

また、『リストの精査(仕入判断)』に関しても、
スタッフさんが育てばいずれ任せられることがわかります。

 

 

 

実は、マトリックスに分類した際に右上にカテゴライズされる仕事の
99%は展開可能です。

 

つまり『自分がやらないといけない仕事』と思っているものは
実は『誰かに任せられる仕事』の複合形でしかないのです。

 

真に事業主でないとできない仕事は『考えること』だけです。

 

それ以外は全て外に降ることができると考えて問題ないです。
もちろん、それぞれに難易度はありますけどね。

 

 

以上のことをまとめると

 

・まずは説明した通りのマトリックスを用意する
・そのマトリックスに自分の仕事を分類する
・その時点でアクションが可能な仕事に関してはしかるべき外注化・組織化をする
・分類したもののそのままではアクション不可なもの、または右上にある仕事に関しては展開を試みる
・展開し、再分類した結果、アクションが可能になれば外注化・組織化をする
・まだ駄目そうならさらに展開、再分類
・これを延々と繰り返すと、最後は右上に『思考』だけが残る

 

です。

 

 

基本的には上記のサイクルを正しく繰り返していると収入が増えます。
収入と同時に、組織の重さも増えていくため、
ご自身の満足のいく収益体系を作れた段階で
上記のサイクルをストップすれば良いです。

 

これだけです。

 

 

くっそシンプルじゃないですか??

 

 

もちろん、例外があったりしますし、
そもそも仕事の展開や分類には技術が必要だったりしますので
一筋縄にはいかないこともあるでしょう。

 

しかし、概念としてはこの理解で十分です。

 

これが根底にあるだけで、
ご自身の仕事をだいぶ俯瞰して眺められるはずです。

 

 

ぜひ参考にしてください。

 

 

 

また、このようなシンプルなスキームは、
それを人に伝える際に一番効果を発揮します。

 

ですから、何かしらの必要性に迫られて
外注化・組織化の概念を誰かに伝える場合は
ぜひこのスキームを利用してください。

 

著作権フリーです。
ご自由にどうぞ。

 

 

その代わり『すじこ・いくら理論』の名前だけは
必ず使うようにしてください。

 

 

この理論が広まることを祈っております。

 

 

 

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