交渉メール（ファーストコンタクト）で気をつけること、例文など【欧米輸入】

 

 

交渉の方法はいくつかありますが、
その中でも一番身近かつ簡単なのが
メールでの交渉でしょう。

 

今回は交渉においてのメール作成の考え方や
お役立ち情報などをまとめたいと思います＾＾

ぜひ参考にしてください！

 

 

 

返信率が高いメール

 

 

交渉でのメールには大きく分けて２種類の考え方があります。
まずは『返信率が高いメール』について解説します。

交渉をし始めたばかりの頃はこちらの考え方で
メールを作ることをオススメします。

 

 

メール例文

 

『返信率をできるだけ高く』を意識したメールになりますので
なるべくシンプルなものが望まれます。

こちらの記事でも紹介しましたが

 

 

欧米の方は日本人に比べて、メールをちゃんと読んでくれませんし
返信もなかなかしてくれません。
そのため、ダラダラと長文メールを送ってしまうと
全く読んでくれないか、途中で読むのをやめてしまい
返信につながらないことが多いのです。

 

ですから、ちょっと極端すぎるほどにシンプルにすべきです。
挨拶も極限まで削り、本当に必要な情報だけしか盛り込まない。
そんなメールを作りましょう。

 

極限までメールをシンプルにする上で、
それでも必要な情報はというと

・質問
・相手へのメリット
・名前

です。

 

シンプルなメールを作る上では
これ以上の情報は要りません。

 

ほかにも『商品名』や『ロット数』や『希望価格』など
入れようと思えばいくらでも情報を詰め込めるのですが
それは後述する『成約率の高いメール』の方に譲ります。
ここでは、本当に極限までシンプルなメールを
紹介していこうと思います。

 

日本語で表すと、このような形になります。

 

 

ちょっと心もとない感じがしますよね？
でもこのぐらいシンプルで問題ありません。

 

英文に直すとこのような感じですね。

 

 

 

とにかくレスポンス重視のメールですから、
まずは返信をもらうことに特化しています。
参考にしてください。

 

 

メリット

 

返信特化のメールのメリットはなんでしょうか？
いくつかありますがまず一つ目は

『レスポンス率が高い』

でしょう。

上手くやれば、30％近いレスポンスがもらえます。
（最高で50%という返信率を叩き出すこともありました）
特に交渉を始めたばかりの頃は、
なるべく多くの交渉を経験し、その感覚をインプットすることが求められます。

 

ですから、返信がたくさん来ることが重要で
そのためにはレスポンス率の高いメールを送るのが良いです。

 

また、

『メール送付の際に商品名を調べなくて良い』

メリットもあります。

 

メールに商品名を記載する場合は、
交渉先のショップなどでの商品名を検索し
相手型になんの商品を買いたいのか？
を明確に伝える必要があります。

が、商品名なしでシンプルにメールを送ることによって
その手間を省くことができます。
とにかく大量にメールを送る際には
このように商品名なしのシンプルなメールを送ると良いでしょう。

 

レスポンス率が高いということは
取りこぼしが少なくなることでもありますので
できる限りの成約を目指す場合には
このメールの送り方がぴったりでしょう。

 

 

デメリット

 

一方、返信特化のメールを送るデメリットは

『返信が来すぎる』

ことです。

 

返信が来すぎて何が悪いんだ、と思うかもしれませんが、
やってみるとわかると思います。

まとめて50件、100件とメールを送って、
そこから数10件の返信が来ると、
その対応だけでかなりの時間を要します。

これが人によっては相当な苦行に感じます。

 

もう少し細かいことを書くと、
返信特化でメールを送っているわけですから
全然見込みがないところからも返信が来ます。

返信が来たからにはやりとりをしないといけないのですが
何通かやりとりした上で結局条件に合わなかった。
のようなことが多いため、徒労に終わることもかなり多いです。

 

無駄に労力がかかってしまうわけですね。

 

取りこぼしが少ないメールの送り方ですが
その代償として大きな労力を捧げないといけない。
そう理解していただけると良いですね。

 

 

 

成約率が高いメール

 

 

次に『成約率が高いメール』について
解説していこうと思います。

交渉に慣れて来た時期、または卸以上の
大きな相手先との交渉の際にオススメの方法です。

 

 

メール例文

 

『成約率をなるべく高く』を意識したメールですので、
できるだけこちらの要望を過不足なく伝える必要があります。

 

単に要望だけを伝えるのではなくて、
相手へメリットを与えるためにも
「自分と取引すると良いことがあるよ」
というニュアンスをメールの中に含めることが大事です。

当然、交渉したい商品名もしっかりと記載して
交渉をしていきましょう。
（商品名を入れない方法もあります）

 

日本語の例文はこんな感じです。

 

 

 

英文だとこんな感じ

 

 

※場合によっては、上記メールの商品名や条件を全部省いて
『取引をしたい』ことだけを伝えるのも一つの手です。
返信をもらうようにして、２通目で細かい条件を
伝える方法ですね。

 

取引額や、こちらの肩書きに関しては
少しばかり盛ってしまって良いと思います。

もちろん、嘘はいけませんが、
例えば将来の展望であるとかこれからのことならば
少し盛っても嘘にはなりません。
それを実現していけば良いわけですからね。

 

 

メリット

 

成約率特化のメールのメリットはまず何よりも

『返信が少なくなる』

ことです。

 

返信が極端に少なくなりますので、
メールのやり取りにそこまで労力がかかりません。

 

さらに、返信が来た場合は成約につながる確率が
かなり高いですから、かけた労力が無駄になることも
比較的少ないと言えるでしょう。

ebayセラーや、ネットショップなどの
小規模なところに送るのも良いのですが、
どちらかといえば卸以上の中規模な会社に
送るのに適した方法だといえますね。

 

 

デメリット

 

成約率特化のメールのデメリットは

『送るのが大変』

なことです。

 

商品名を毎回調べてメールを作る必要があります。
また、購入条件なども設定しないといけません。
ですから、大量にメールを送る場合にはあまり向いていません。

 

取りこぼしが出てしまうのもデメリットですね。
最初から条件を提示してしまうと、
その条件に見合わなかった場合は返信すら来ないこともあります。

 

条件を最後まで隠して交渉した場合に成約するような相手を
このメールを送ることで取りこぼしてしまう可能性は０ではありません。
（ですから、ここで紹介した例文はあくまでも基本形で
条件の部分などを工夫してメールを送ると良いかもしれません。
テンプレート通りではなく、こういった自身での工夫や改善が大事です。）

 

 

 

翻訳サイトの使い方

 

 

念のため、書いておきますが、
ここで紹介した例文などをそのまま使うのはやめてくださいね。

 

これは、公開している情報を勝手に使わないでね。
という意味ではなくて
あまりにもテンプレ化したメールを送っていると
『その他大勢』だと思われてしまうので
ちゃんと自分でオリジナルの英文を作りましょうね。という意味です。
（思っているよりも、何かの情報を見てそのままのメールを
送る人が多いです。そのメールが相手先に被って届いた場合、
相手がどう思うか、考えるまでもないですね）

 

その際に、翻訳サイトなどを使っていくと思うのですが
簡単にその辺りについて解説をします＾＾

 

 

翻訳サイトで十分なのか？

 

交渉文を英訳する際に、誰もが考えること。

『翻訳サイトを使って本当に良いのだろうか？』

色々な意見があると思いますが、
僕はそれでまったく問題ないと思っています。

 

最近は翻訳サイトの精度もかなり上がってきていて
（昔はひどかった）
今後もさらに精密になっていくと思われます。

もちろん、まだまだ人間にはかなわないのですが、
翻訳サイトで訳した文章でも十分に交渉は取れます。

 

逆の立場で考えてみるとわかりやすいと思います。
海外からあなたの商品を購入したいと交渉メールが来た際に
そのメールが多少片言だとしても
そこまでのマイナス評価にはなりませんよね？

ちゃんと意味が伝われば交渉は進むのです。
（逆にちょい片言の方が好印象なときだってあります）

 

ですから、まずは翻訳サイトで英文を作って
どんどんメールを送ってみることをオススメします。

 

 

翻訳サイトの上手な使い方

 

翻訳サイトを上手に使う方法としては
3つほどテクニックがあります。

 

１つ目は『ちゃんと主語を入れること』です。

 

・商品を購入したいです。

で翻訳するのではなくて

 

・『私は』商品を購入したいです。

と、ちゃんと『誰が』を日本語文に入れて
翻訳サイトに突っ込むようにしましょう。
そうしないと、変な訳になる場合があります。

 

 

2つ目は『短い文を繰り返す』です。

 

翻訳サイトの仕組み上、一文が長くなればなるほど
精度が悪くなってしまいます。

例えば

『私は○○を$25で50個PayPalで購入したい』

このような文章を翻訳すると、
なかなかよい翻訳になりません。

 

ですので

『私は〇〇を買いたい』
『希望額は$25』
『購入数は50個を希望する』
『そしてPayPalで支払いをしたい』

というように、なるべく文章を細分化して
翻訳することをオススメします。
少しくどく感じますが、伝わらないよりはましです。

 

 

3つ目は『翻訳を往復させる』です。

 

最初に、日本語→英語に文章を翻訳したら
その英文をもう一度日本語に翻訳してみましょう。

返ってきた日本語が意味不明な場合は、
英文自体も意味不明である可能性が高いので
そこが修正ポイントだとわかります。

これを繰り返して、英文→日本語文で翻訳しても
しっかりと意味が通るように改善を加えていくと良いです。

 

 

通訳さんにお願いするのもあり

 

当然ですが、翻訳サイトよりも通訳さんにお願いして
英文を作ってもらう方が圧倒的にクオリティは高いです。

 

というのも、日本語→英語で翻訳をしている限り、
文章の構成が日本語でのものなので、
どうしても違和感が残ってしまうのです。

 

英語ができる人って、英語を口にするときに
『日本語→英語』の作業を頭でしているわけではなくて
最初っから脳内では英語で会話を構成して
喋るわけじゃないですか。

 

英語には英語の言い回しがありますので、
それを日本語→英語の翻訳では表現できないんですよね。
（もちろん精度のレベルも違います）

 

ただ、通訳をお願いするとなるとそれなりのコストがかかりますし
まずは交渉を経験してみないと、本当に送るべき内容が
自分の中から出てこない、という部分がありますので
まずは翻訳サイトでメールを作るのが良いのではないか？
と僕は考えています。

ですから、ある程度交渉の経験ができて
どんな交渉がしたいのか、自身の中から抽出できるようになったら
通訳さんにお願いして、バシッと英文を作ってもらうと良いですね。

 

結構値は張るのですが、
一度作ってしまえば何度も使えるものですから
むしろある程度のレベルまで経験ができたら
一度チャレンジしてみるのも良いと思います。

 

 

 

メール作成時、送信時の注意点

 

 

最後に、メールを作成する際の注意点や補足情報を
お伝えして終わりたいと思います。

 

 

はっきりと用件を伝えること

 

日本的な言い回しですとか、『忖度』ですとか。
そのようなものは欧米では通用しませんし、無意味です。

 

用件はダイレクトにズバッと伝えるようにしましょう。
回りくどい表現、真意を隠すような表現は
全部排除してください。

 

日本でも営業の電話などは、
用件を隠して回りくどーくセールスしてくることが多いですが
僕はそれがとっても嫌いです。
気持ち良い取引をするためには、こちらも気持ちよく
営業しなければなりません。
はっきりと用件を伝えましょう。

 

 

結論を先に書くこと

 

結論はなるべく先に書きましょう。

特に欧米の方はそうでないとメールを読んでくれません。

 

こうこうこういう者で、かくかくしかじかの理由で、
このようなことを希望します。

のような文章構成では取れる交渉も取れません。

 

このようなことを希望します。
私はこうこうこういう者です。
かくかくしかじかの理由で連絡しています。

のように、まずは結論から入るようにしましょう。

 

当たり前のことに思えるかもしれませんが、
日本人は自然と前者の対応をするように
感覚が染み付いていますから、
意識しないと成約率の悪いメールを作ってしまいます。

『結論は先に』です。

 

 

返信をあまり期待しないこと

 

一生懸命交渉先を探して、一生懸命メールを作って送信した。
なのになんの音沙汰もなし。

 

これで落ち込んでいたらキリがないです。
絶対に交渉で結果を出すことができません。

『メールは返ってこないもの』

ぐらいの感覚でいましょう。
（特に最初の頃は）

 

そうじゃないと、数件メールを送って
レスポンスが悪いからと、心が折れる原因になります。

もともと、メールなんて対して返ってこない。
返ってきたら儲けもの。
ぐらいの感覚でいる方が上手くいきやすいです。

 

 

ちょっと盛ることも大事

 

嘘のない範囲で情報を盛ることも大事です。

程度はありますが、こちらを大きく見せたり
アピールするために少しだけ脚色しても良いでしょう。

 

例えば、メールの中で

『私は』

と書くよりも

『私達は』

と表現した方がちょっとだけ大きく見えますよね？

 

また、資金が200万円あるとして、

『200万円分を購入する用意はある』

と伝えても、嘘ではないですよね？
（実際は絶対に200万円分は購入しないわけですが）

 

自分の肩書きを

『セールスマネージャー』
『営業本部長』
『CEO』

などと名乗るのも、嘘ではないです。
自分がビジネスの主導者ですから
その辺りは自由に決めて良いわけで。

 

嘘まで行かない範囲で、アピールをしていくことは
とても重要ですからここも意識するようにしてください＾＾

 

 

 

以上です。

 

その他の細かいメールテクニックに関しては
また別の記事で紹介しようと思います。

-欧米輸入交渉マニュアル