仕組み化・外注化

外注化の基本的なコツをまとめてみた

2018/11/21


 

 

個人でビジネス(物販)をはじめて、
それなりの規模になってくると
必ず考える『外注化』ですが、

実際に取り組もうとすると

・何から外注すれば良いのか?
・なかなか外注さんが定着しない
・むしろ時間がかかってしまい効率が悪くなった

などの悩みが出てくると思います。

 

そんなわけで、今回は『外注化のコツ』について
解説しようと思います。

 

どこで募集して、とかの技術的な部分は省きます。
(調べればすぐにわかりますからね)

ぜひ参考にしてください!

 

 

 

仕事を棚卸しする

 

 

まず、最初にやるべきことは
『仕事の棚卸し』
です。

 

今、自身がやっているビジネスにはどんな作業があって
どこにどれだけ時間がかかっているのか?
その中で自分がやらなくても良い仕事はどれぐらいあるか?

などを理解することが需要です。

 

これって当たり前に理解していることだと
お思いの方もいらっしゃると思いますが、
多くの場合は『なんとなく』把握しているだけで
実際とは大きな乖離があることが少なくないです。

 

ですから最低でも

・作業の種類を書き出してみる
・それらにどの程度時間がかかっているか確認する
・自分が得意なこと、やっていて楽しいこと、
またはその逆を分類してみる

ぐらいはやっておくべきです。

 

特に、時間に関しては必須です。

 

僕は今でも自分の作業がどんなバランスで進んでいるか
確認する日を作っていますが、
これが結構良いんですよね。

 

傍にストップウォッチを置いて、
各作業にかかる時間を詳細に測って記録するだけなのですが
それだけで、予想よりも時間がかかっている作業があったり
無駄に気づくことができます。

 

作業効率化にも役立つのですが、
それがそのまま『何を外注すべきか?』
の判断材料にもなりますので、
ぜひ騙されたと思ってやってみてください。

 

前提として、ここを理解していないと
あてずっぽうに外注することになりますので
成功率は激減します。

基本であり、一番大事なところです。

 

 

 

細分化して仕事を作る

 

 

外注さんが全員そのビジネスの経験者で、
かつ能力も高かったら問題はないのですが、
実際はそんなことないですよね。

 

ですから、雑に仕事を振ると
外注さんは相当なストレスを感じます。
それが続けば辞めちゃいますし、
そもそも作業効率が悪く、費用対効果も悪くなります。

ですから、依頼する仕事は基本簡単であるべきです。

 

仕事を簡単にするためには『細分化』が最適です。

 

例えば単純転売のリサーチを外注したいとします。

これを『こうこうこうやってリサーチしてください』
とすべての工程を依頼したとすると、
きっとうまくいかないですよね。

 

おそらく、自身が最初に転売のリサーチを
勉強した際にかなり苦戦したと思います。
その苦戦を外注さんに強いるわけですから
うまくいかないのは当然です。

リサーチといっても実際は色々な作業を
複合して行なっているわけです。

 

その作業を一つ一つ紐解いて、
分解していくとそれらの個別の作業は
だんだんとシンプルなものになります。

 

転売のリサーチの場合は、

1見るべき商品を見つける
2基本情報を確認する
3海外で販売されているサイトを見つける
4利益計算をする
5仕入れ判断(個数など)をする
6仕入れをする

簡単に分けてもこれだけの連続した作業があります。

 

例えば、1と2はツールなどで代用できますよね。
3もツールで代用できるのですが、
そこまでツールに任せると差別化の点で弱くなるので
ここをもう少し深く調べたい。
じゃあ3『だけ』を外注さんにお願いしよう。

みたいな判断ができるのです。

 

もちろん、3をこなしていただいた外注さんに
4、5もお願いするってこともできます。
(大体はある程度慣れてからですが)

 

でも、この場合も4、5は他の外注さんに
分散してお願いした方がうまくいったりします。

 

こんな感じで、他の作業に関しても
細分化してから振る仕事を決めることで
様々な選択肢を作ることができますし
外注さんの定着にもつながりますし、
コスト削減にもなります。

 

どんなに難しい仕事でも
細分化すれば一つ一つは簡単だったりするものです。
ここは超重要なポイントですね。

 

 

 

並行して依頼ができる仕組みづくり

 

 

外注化には大きなジレンマがあります。

 

それは

『外注化をしている間はより時間がかかる』

です。

 

時間を作りたいがために外注化をするわけですが、
その仕組みが出来上がるまではより時間がかかってしまうのです。

 

まぁ、これはしょうがないことなのですが、
あまりにも効率悪く外注化をしていると
時間ばかりかかって、いつまでたっても楽にならない。
なんてことにもなりかねません。

 

さらに言えば、後述しますが、
本当に外注化を本格的にやるのであれば
なんどもなんども外注さんを雇い続けることが
必要になります。

その度に時間がかかっているようでは、
作業が効率化できているとは言えません。

 

ですから、外注化をする中で
『外注化をする効率を上げる』
ことも意識しないといけません。

 

一番最初に外注さんを雇う際はしょうがないですが、
2人目、3人目と続く中でどんどん楽になっていくのが普通です。

ですから、マニュアルを作る、どんな作業にも当てはまるガイドラインを作る、
こちらの対応を一律にするためのルールを作る。
などの工夫をして、より外注さんを募集し定着しやすくする工夫をすべきです。
(後述しますが、この工程すらも外注化することで
永久機関みたいなものができます)

 

その準備をして、いついかなるときでも
そう労力をかけずに外注さんの募集ができる環境を
作っておくべきですね。

 

 

 

何人も雇ってみる

 

 

ここは人によって考え方が様々だとは思いますが、
僕は外注さんを雇うのは『宝探し』に近いと思っています。

 

社員を雇う場合は、初期ステータスが乏しいとしても
育成することができますし、その余地もあります。

 

が、社員などと違って、つながりが希薄になりやすい外注においては
『育成する』ということが必ずしも最良の選択ではなかったりします。

 

そのため、極端な言い方になりますが
『最初からできる人』
を探すのが大事だったりします。

 

そうなると、数が勝負になります。
なるべく多くの方と接触をして
その中で条件に見合う人を探していくのです。

 

 

ちょっと畑違いになりますが、
僕がサイトアフィリエイトをやっていた頃、
外注さんをとにかく雇いまくっていたのですが、
そのときは最初の仕事の依頼を一律の内容で行っていました。

 

例えば『AとBとCを含んだ記事を2000文字で書いてください』
という依頼を一気に複数人に依頼する感じですね。

当然、それらが出来上がっても実際には使いません。
同じワードが連なる記事を複数投稿すると
SEO的にはマイナスになりますからね。
ですから、完全にテストという位置付けです。

同じ仕事、同じ時期、同じ報酬、で仕事を依頼することで
不確定要素を排除して、よりフラットに外注さんの
品定めをしていたという意味です。

 

これによって返信が遅い人とか、期限を守らない人は
明確に省くことができますし、
記事の質も同一線上でチェックできますので
より良い外注さんを見つけることができます。

そうして何人にも同じ仕事を依頼して、
その中で残った数名の外注さんに
初めてやってほしい仕事を依頼する。
そのような形でやっていましたがこれがかなりうまくいきました。

 

当然、コストが余分にかかったりするのですが、
長期的に見るとこのやり方も相当効果的です。
(そのためには前述した『外注化する効率』を
あげておくことは必須になります)

 

 

 

先行投資を許容する

 

 

マインド的な話になりますが、
先ほども書いた通り、外注化を始めると
時間が余分にかかったり、コストが余計にかかったりします。

 

おそらく、外注化に躊躇している多くの方は
『コスト』の方が目についているのではないでしょうか?

 

どうしても目先のコストのことを考えてしまうと
「自分でやった方が良いかも・・・」
と感じてしまいますよね。

 

納品代行などの業者さんを使う際やツールを導入する際も
同じ感覚だと思います。
(外注はそれがより顕著)

 

 

ただ、その考え方はあまり良くありません。

 

ここまで書いた通り、外注化には導入時に余分な時間とお金がかかります。
しかしそれは言わば先行投資です。
そのぐらいは許容しなければいけません。

 

一般的な企業の場合、新人社員を雇ってから(特に新卒)
最初にかかったコストを取り返すまでに早くても1年、
長いと3年はかかると言われています。
(なので3年でやめちゃうと企業は困る)

個人規模の外注の場合はそれに比べると、
もはやコストがかかっていないのと同じレベルです。
ですから、そのぐらいは許容しないといけない。

 

仕組みを作ってしまえば、その後何ヶ月、何年と
事業を助けてくれるわけです。
数ヶ月(実際は数週間で済む)ぐらいの先行投資は
許容するマインドが必要です。

 

イメージ的にはその瞬間に得ている粗利益の
少なくとも1割は効率化に投資して良いと思います。
粗利益が30万なら3万ですね。

 

この辺りを許容できないとなかなか環境を
変えることってできませんので、
最初は勇気が必要ですが、
『きっと将来プラスになる』
を信じて先行投資をしましょう。

仮にその外注化がうまくいかなかったとしても
それでもトータルではプラスになりますので。

 

 

 

見るべきは能力よりも相性・人間性

 

 

実際に募集をかけて、外注さんから応募があった場合、
まずはSkypeなどで面接をすると思います。

(テーマからは逸れますが、最初に必ず少なくとも音声で
会話をするようにしてください。
テキストのやり取りだけではあまりにも情報が少なすぎます)

 

その際に、どの部分を重視して採用を決めるのか?
これって結構悩みどころだと思います。

 

これも人によって色々と考え方があると思いますが、
僕は『相性・人間性』を重視すべきと思っています。

 

もちろん、能力がある方を採用した方が
仕事は早く進むのですが、
それ以前に相性が合わなかったり、人間性があまり良くないと
結果途中で関係が続かなくなったりします。

基本的には最初は簡単なものから依頼していくわけですから
最初は作業が遅い方でも数をこなしていけば、
確実に上手になっていきます。

 

そもそも、外注さんを雇う一番の意味は、
『その後のビジネスを楽にするため』でしょうから、
長く続かなければ何の意味もないのです。

特に、多くの方は個人でビジネスをしている要因の中に
『人間関係のストレスを感じながら仕事をしたくない』
ってのがあると思います。

 

考えなしに外注さんを雇うと、
そこで結構なストレスを感じちゃいますからね。
こうなるともはや何をやってんのかわからんわけです。

 

ですから何よりも優先して

・自分と相性が合うか?
・社会的マナーを持っているか?
・長くお付き合いできそうか?

を採用の基準にしましょう。
(パート・アルバイトさん雇うときも一緒)

 

最低でも
『時間をきっちり守る』
『レスポンスが比較的早い』
『お礼が言える』
ぐらいはクリアしているべきですね。

 

これ、クリアにならない人が結構いて、
それでも能力があるからって雇うと、
経験上大体失敗しますので。

 

 

 

しっかりとコミュニケーションを取る

 

 

ここ、大事なポイントなんですけど、
外注さんとして働く方と、依頼する我々側には
大きな溝があります。

 

どちらかと言うと、外注さん側が多数派で、
我々は少数派です。

 

極端な言い方をすると、
外注さんは『雇われマインド』を持っていて、
我々は『独立マインド』を持っているってこと。
(その濃淡は人によって違うが)

 

だから、こちらの感覚で外注さんを測るのはやめた方が良いです。

 

 

わかりやすいところだと、
外注さんにはインセンティブよりも固定報酬の方が
喜ばれます。

僕なんかからすると、絶対インセンティブの方が良いのに。
と思うわけですが、
その考えは共有できないのです。

 

また、意見などもこちらが思っているほどちゃんと言ってくれません。
何か腹に抱えるものがあっても、それを表現しないことも多いです。
これをこちらの感覚で判断すると、
『何も言わずに作業してくれているから不満はないんだろうな』
と判断しちゃうこともあるのですが、
実は不満だらけで仕事をしていて、気づいたらいなくなっちゃった。
みたいなことも普通にあります。

 

ですから、できるだけコミュニケーションを取るようにしましょう。

 

先方が何か不満を持っていないか、
気持ちよく仕事ができているのか?
ってのをこちらから引き出せるように
コミュニケーションを取ると、
より長い関係を続けやすいです。

 

 

 

リーダーを作る

 

 

ここまでやる必要があるかは置いておいて。

 

本当に外注さんを使って組織化を達成したい場合、
最終的には外注さんのリーダーを作ると良いです。

 

例えば、前述した『コミュニケーションを取る』とか
『採用面接をする』とか『仕事を振る』と言った類の
作業を自分の代わりにやってもらう外注さんを作る。
ってことですね。

 

人によってはこの部分はスタッフ(社員・アルバイト・パート)
に任せていたりもしますが、
中には外注さんにお願いして、うまく回っている方もいます。

 

当然、それなりの信頼(お互いに)がないと
任せられる仕事ではありませんので
それまで色々と仕事を依頼していく中で
能力がそれなりにあり、より信頼できる外注さんを
リーダーに登用する流れで選ぶのが良いでしょう。
(そう言った外注さんを社員登用した例もあります)

ここまで仕組みができればそれこそ
『寝てても』利益が上がる仕組みも作れるでしょう。

 

僕的には、それだとつまらないじゃないかって思ったりもしますが
その分、新たなチャレンジに力を入れたりもできるので
目標がそのようなところにある方は目指すべき形かもしれません。

 

 

 

 

と言う感じで、思いついた外注化の際のポイントを
並べてみました。

 

まだまだ細かいことはたくさんあるのですが、
大枠では今回書いたことを意識すると
成功率が上がるはずです。

 

ぜひ参考にしてください^^




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