効率アップ

時間管理とタスク管理の方法

2018/08/02


 

 

 

最近ですね、良く仕事の仕方についてご質問をいただくことがあります。

 

僕自身は特段テクニカルなことはしていないのですが
今やっている管理方法を回答すると、
結構喜んでいただけるんですよね。

 

ということで、そんなに劇的なノウハウはないのですが
現時点で、僕が仕事をスムーズに行うために行っている
管理の方法を紹介しようと思います。

 

何か一つでも参考になれば幸いです^^

 

 

 

スケジュールの管理はGoogleカレンダー

 

 

これは数年前からずっとそうなのですが、
大まかなスケジュール管理はGoogleカレンダーを使用しています。

 

手帳を使ってみたり、色々と試行錯誤しましたが、
結局手帳だと、常に持っていないと必要なときに
スケジュールの書き込みができなかったりするじゃないですか。

 

こういうのって、予定入った瞬間にメモしておかないと
だいたいミスが起きてしまうので、
いつどこにいてもすぐに予定をメモしておける環境が大事です。

 

その点、Googleカレンダーであれば、
あらゆるデバイスに同期して使用することができます。

最低限、スマホとPCに同期しておけば、
今の時代、両方手元にないってことってないですよね。

 

 

 

 

すでに確定しているスケジュールはどんどん
カレンダーに登録していき、
ダブルブッキングや予定の入れすぎがないか
確認するとスムーズかと思います。

 

また、他人と同期することもできますので
スタッフさんに同期してもらってこちらのスケジュールを
把握してもらうとか、
秘書的なスタッフさんにスケジュール管理してもらって
自分はそれをあとで確認するだとか、色々使えます。

 

カレンダーアプリって沢山あるのですが、
結局今はこれに落ち着いていますね。

 

 

 

スケジュールの同期はTime Tree

 

 

先ほど、Googleカレンダーは他人と同期することもできる。
と書きましたが、少しだけ問題があります。

 

それは、ネットに慣れていない人だと使い方がややこしい。
ということです。

 

同期先の相手がネットに慣れていない場合は、
スマホアプリなどで代用するのが良いでしょう。

 

うちの妻も、あんまりその辺り詳しくないです。
過去にGoogleカレンダーでスケジュールの共有をしようと思いましたが
使い方わからなくてイライラしていました笑

 

ただ、こちらの仕事のスケジュールと、
家庭のスケジュールをいちいち口頭で確認して詰めていたら
時間がいくらあっても足りません。

 

そこで重宝するのが

『Time Tree』

です。

 

これは、本当に簡単にスケジュールの同期ができます。
多分、誰でもできる。

 

 

 

 

最初に認証だけすれば、
いつでもスケジュールを確認できるし、
予定を入力すればリアルタイムに双方確認ができるようになります。

 

家族にあまりスケジュールを知られたくない人は(笑)
使わない方が良いですけど、これは本当に便利です。

 

 

 

細かいタスクはEvernote

 

 

スケジュールは上記2つで管理していますが、
タスクの管理は別口で行なっています。

 

Evernoteに関しては説明の必要がないと思いますが
クラウド型のデータ保存サービスです。

 

これまた、スマホでもPCでも同期してアクセスすることができますので
非常に便利です。もはや神の域です。

 

 

タスク(やるべきこと)ってちゃんと整理しておかないと
ごちゃごちゃになるじゃないですか。

 

移動中に「あ、今日帰ったらあれやらないと」と思っても
実際にPCの前に座ったら忘れているなんてことも少なくないです。

 

ですから、これもスケジュールの際と同様に、
思い立ったらすぐメモが鉄則です。
移動中でもスマホのEvernoteにメモっておけば
帰ってからPCでそれを確認してすんなり作業ができます。

 

ちなみに僕は

・その日のタスク
・その週にやるべきタスク
・その月にやった方が良いタスク

という感じで、3種類に分けて管理しています。

 

基本、前日の終わりに翌日のタスクを設定するのですが
翌日はまずそれをしっかりとこなして、
時間が余ったらその週にやるべきタスクを追加でこなし、
それでも元気があったらその月にやった方が良いタスクまで手をつけます。

 

何が優先度高くて、何が重要度高いのか?
頭の中だけで判断するのはすごく難しいです。
ですから、このように管理をすることをオススメします。

 

 

 

意識すべきこと

 

 

僕がやっているタスクや時間の管理はこんなものです。
大したことないですよね?

 

これで必要十分な管理ができています。
(たまに予定忘れるのは単純にバカだから)

 

最後にこのような管理をする上で意識してもらいたいことを
いくつか挙げて終わりにしようと思います。

 

 

スケジュールとタスクは別物としてみる

 

スケジュールとタスクを同じ媒体で管理しようとすると
大体失敗します。

 

スケジュールは分かりづらくなるわ、
タスクの強制力は減るわでいいことないです。

 

15日に誰かと会う。はスケジュールで、
15日までに何かを終わらせる。はタスクです。

この二つは必ず別の媒体で管理するようにしましょう。

 

ここ、一緒にしちゃっている人多いと思います。
気をつけてください!

 

 

タスクは必ず一個ずつ

 

マルチタスクでも動ける人いますが、
普通は無理です。

 

同時に色々な作業に手をつけると
大体能率が下がります。

 

ですから、設定したタスクをこなす際は
必ず1つずつ丁寧に片付けましょう。

 

そういう意味では、ちゃんと優先順位をつける必要があります。
よく例に出されるマトリックスで言うと

 

 

 

 

①と②はその日にこなすべきタスクになることが多いはずです。
場合によっては①はその週にやるべきでも良いかも。
④などはその月にやった方が良いタスクになりますね。

 

この中でも特に重要度や緊急度が高いものがあったりと
順番をつけられると思うのですが、
それをちゃんとタスクとして管理できるようになると
仕事がかなりスムーズに進みます。

 

その上で、優先度が高いものから確実に1つずつこなしていく。
たったこれだけの意識でだいぶ仕事の能率は上がります。

 

 

自分の記憶力を過信しない

 

これはタスク管理以外にも、アイディアのメモとかにも言えるのですが
(僕はアイディアのメモもエバーノートでやっています)
結構自分の記憶力を過信しちゃうことがあるんですよね。

 

例えば、散歩していたら面白いアイディアが見つかった。
またはやるべき優先度が高いタスクを思い出した。

 

ポケットにスマホはあるけれども、
まぁ、家に帰ってからメモすれば良いか。

 

なんて思っていると、家に帰ったときには
それがそんなアイディアだったか?どんなタスクだったか?
忘れてしまうことがあります。

 

もっと言えば、メモを取ろう。と思ったこと自体
ごっそり忘れることも普通にありますよね。

 

人間の記憶力なんてたかが知れています。
自分を過信せずに、必ず何か思いついたらすぐメモをする癖をつけましょう。

 

 

 

 

いかがでしたでしょうか?

すっごく普通だったと思います。

でも、何かのヒントにしてくれたら嬉しいですね。

 

僕自身はこの方法でそれなりの仕事量を捌いているので
悪くない方法かと思います。

ぜひ参考にしてください^^

 

 




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